Overhead
Als gevolg van de gewijzigde voorschriften in het BBV, wordt de overhead vanaf 2017 niet meer verdeeld over diverse posten in de begroting, maar wordt het volledige bedrag zichtbaar gemaakt op het taakveld overhead, als onderdeel van het programma algemene dekkingsmiddelen.
Definitie van overhead: het geheel van functies gericht op sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces.
De gemeente is vrij in de wijze waarop overhead aan heffingen wordt doorberekend. In de begroting 2020 is uitgegaan van het toerekenen van overhead aan de heffingen op basis van de omvang van het betreffende taakveld. Het opslagpercentage wordt als volgt berekend:
Overhead/totale kosten taakvelden excl. overhead excl. mutatie reserves = opslagpercentage.
In de begroting 2020 is de opslag berekend op 14,0%. Deze opslag is ook toegepast in de jaarrekening.
De toename van de overheadkosten tussen primair en begroot na wijziging is toegelicht bij de slotwijziging.
Werkelijk | Begroting na wijziging | Primaire begroting | |
(x € 1.000) | 2020 | 2020 | 2020 |
Overhead | -9.501 | -9.778 | -7.773 |
Totaal | -9.501 | -9.778 | -7.773 |
Informatiebeleid
In 2020 is verder invulling gegeven aan het vastgestelde informatiebeleid. Het inrichten van het functioneel applicatiebeheer is verder vormgegeven door het invullen van de openstaande vacature. Daarnaast zijn de projecten zoals vastgelegd in de projectenkalender voor 2020, opgepakt.
Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente Stein moet voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op basis van het jaarplan informatiebeveiliging en privacy worden er acties uitgevoerd. Denk hierbij aan het actualiseren van procedures en beleidsstukken, het verder borgen van informatiebeveiliging en privacy in het inkoopproces en het uitvoeren van Data protection impact assessments (DPIA's).
De Chief Information Security Officer (CISO) is het aanspreekpunt voor informatiebeveiliging en adviseert en ondersteunt de organisatie bij het bewaken en verhogen van informatieveiligheid. Met het Information Security Management Systeem (ISMS) houden we inzicht in het beleid en de acties uit het jaarplan. De CISO rapporteert hierover aan het management en het bestuur.
Ook hebben we aandacht besteedt aan het vergroten van de bewustwording van informatiebeveiliging bij de medewerkers, denk hierbij aan berustwordingspresentaties, berichten op intranet en een thuiswerkchallange. In 2020 is een aanbestedingstraject gestart voor een educatieprogramma welke in het tweede kwartaal van 2021 gaat starten. In 2020 hebben een aantal Datalekken zich voorgedaan waarvan sommige conform de procedure en richtlijnen zijn gemeld als Datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
ENSIA
De jaarlijks verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (Suwinet) is samengevoegd en gestroomlijnd via ENSIA.
Doordat het toezicht is gebundeld en aangesloten op de gemeentelijke planning & control-cyclus is het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten heeft het gemeentebestuur inzicht in de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan zij hierop indien daar aanleiding voor is bijsturen.
Het college legt via de collegeverklaring verantwoording af over informatieveiligheid. Deze is als bijlage opgenomen in dit jaarverslag. Over de BAG, BGT en de BRO wordt verantwoording afgelegd richting het ministerie.
Uit de IT-audit blijkt dat de gemeente Stein in 2020 met betrekking DigiD en Suwinet niet volledig voldoet aan de normen, hiervoor is een verbeterplan opgesteld en reeds tot uitvoering gebracht.
Uit de rapportage van de BAG en de BGT blijkt dat de gemeente Stein in 2020 voldoet aan de normen en het benodigd aantal punten voor de BAG en de BGT met betrekking tot opzet en bestaan. De BRO dient nog te worden ingeregeld binnen onze organisatie, derhalve hoeft er geen verantwoording afgelegd te worden naar de toezichthouder.
Communicatie
Ondanks dat door corona veel extra inspanning verwacht werd van communicatie, ligt de communicatie nog steeds volledig op planning met betrekking tot hetgeen is toegezegd in de visie op communicatie 2018-2022 en bijbehorende uitvoeringsagenda. In de beeldvormende raadsvergadering van 18 november 2020, is de raad meegenomen in de stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen.
Van multichannel naar omnichannel
Waar in de voorgaande jaren met name een gedegen basis is gelegd door de strategische vertrekpunten (Wie zijn we? Hoe dragen we dat uit? En wat willen we bereiken?) en de middelenstructuur (optimalisatie middelenmix, opbouw van flexibele schil aan specialisten en verankering van communicatie in subsidie- en inkoopbeleid), is in 2020 ingezet op het verfijnen van onze boodschappen naar kanaal en klantreis. Niet langer wordt één en dezelfde boodschap op alle kanalen gepubliceerd. We zijn geëvolueerd van zenden, naar het faciliteren van gesprekken tussen organisatie en klanten. Waarbij de content niet alleen meer afkomstig is vanuit taakveld communicatie, maar steeds meer vanuit de samenleving en collega's. En waarbij een evenwicht is aangebracht tussen informatie die leuk is om te weten en die je moet weten om zo meer betrokkenheid te creëren bij onze doelgroepen. Ofwel; 2020 stond in het teken van de evolutie van multichannel naar omnichannel, waarbij we streven naar een afgestemde ervaring voor de klant over de verschillende kanalen heen.
Introductie Maaskentjer
In september 2020 verscheen voor het eerst ons nieuwe gemeentelijk maandblad De Maaskentjer. Deze speelt een voorname rol in onze omnichannelstrategie omdat dit ons enige communicatiemiddel is waarin nieuwsvoorziening, dienstverlening en citymarketing samenkomen.
Nieuwe social media strategie
De nieuwe omnichannelstrategie heeft met name grote impact op de wijze waarop we onze social mediakanalen inzetten. Facebook, Instagram en LinkedIn worden niet langer ingezet als aanjager van nieuws, maar als citymarketing instrument en participatieplatform. Nieuws wordt daarbij op een andere wijze verpakt om meer aan te sluiten op gebruikersbehoefte en inwoners als het ware door een sleutelgat te laten meekijken in onze organisatie. Op die wijze draagt het tevens bij aan onze arbeidsmarktcommunicatie.
Digitale toegankelijkheid
Niet alleen gebouwen en het openbaar vervoer moeten toegankelijk zijn voor iedereen, ook overheidswebsites. Daarom is digitale toegankelijkheid belangrijk, én verplicht voor alle overheidsinstanties. De gemeente Stein heeft hierover verantwoording afgelegd in een toegankelijkheidsverklaring die gepubliceerd staat op de website. Op basis van een continu optimalisatieproces wordt samen met het inclusiepanel gekeken naar mogelijke verbeteringen op basis van gebruikerservaringen.
ICT
In 2020 is het databasebeheer ondergebracht bij een externe partij, waardoor de continuïteit en de kwaliteit van het gegevens beter worden gewaarborgd.
Juridische procedures
De arbitragezaak tegen de aannemer die het zwembad Steinerbos heeft gebouwd is afgerond. Een procedure die een woonwagenbewoonster heeft aangespannen omdat er verzakkingen in haar woonwagen zijn, ligt ter behandeling bij het Gerechtshof 's-Hertogenbosch. De gemeente heeft deze zaak in eerste instantie gewonnen. Voor de rest is de gemeente Stein niet in civielrechtelijke procedures verwikkeld.
Bedrijfsvoering
Ondanks de vanaf maart 2020 van kracht zijnde corona maatregelen is de bedrijfsvoering niet of nauwelijks in het gedrang gekomen en heeft geen stagnatie opgeleverd in de dienstverlening naar burgers, ondernemers, verenigingen en instanties. Daar waar als gevolg van langere uitval van medewerkers door ziekte, het niet direct kunnen invullen van vacatures en piekwerkzaamheden heeft externe inhuur plaatsgevonden. Mede als gevolg van een daling van het (kort en middellang) ziekteverzuim in 2020 heeft minder inhuur hoeven plaats te vinden dan bij het opstellen van de begroting 2020 ingeschat.